La facturation électronique va surtout modifier la manière dont les factures sont transmises et traitées entre entreprises. Elle ne rend pas les devis électroniques obligatoires : un artisan peut continuer à créer et faire accepter ses devis selon les modalités habituelles. En revanche, les factures adressées à des clients professionnels devront progressivement suivre un circuit électronique standardisé. Pour les artisans du bâtiment, l’enjeu est donc de bien distinguer le devis, la facture et les nouvelles obligations de transmission.
La facturation électronique change-t-elle l’envoi des devis aux entreprises ?
Non, la facturation électronique ne rend pas les devis obligatoirement électroniques. Le devis reste un document commercial qui permet à l’artisan de présenter le détail d’une prestation et à son client professionnel de valider la commande. Pour un artisan du bâtiment qui travaille avec des entreprises, le processus peut donc continuer à se dérouler en plusieurs étapes :
- Création du devis.
- Envoi du devis à l’entreprise cliente.
- Acceptation du devis selon les modalités convenues.
- Réalisation des travaux ou de la prestation.
- Création de la facture.
- Transmission de la facture selon les règles de la facturation électronique applicables à l’entreprise.
La réforme concerne donc principalement les factures et la transmission des données associées, et non le processus commercial d’établissement et d’acceptation des devis.
Quelles sont les règles d’acceptation d’un devis B2B ?
Les règles d’acceptation d’un devis B2B (Business to Business) restent distinctes des obligations liées à la facturation électronique. Une entreprise peut, selon son organisation, demander par exemple :
- une signature du devis ;
- une validation écrite par e-mail ;
- un bon de commande faisant référence au devis ;
- une validation dans un logiciel ou un portail fournisseur ;
- une référence de commande ou de chantier.
Il est donc important de ne pas confondre l’acceptation commerciale du devis avec la transmission réglementaire de la facture.
Exemple : un plombier intervient dans les locaux d’une entreprise
Un plombier établit un devis de 4 800 € HT pour la rénovation des sanitaires d’une entreprise. Le client professionnel accepte le devis selon son processus interne. Le plombier réalise ensuite les travaux et établit sa facture. Le devis peut continuer à être envoyé et accepté comme auparavant. En revanche, lorsque la facture est soumise à l’obligation de facturation électronique, elle devra être transmise selon le circuit prévu par la réforme.
À retenir : le devis reste un document commercial ; la facture est concernée par le nouveau circuit de facturation électronique.
Comment les factures B2B seront-elles transmises avec la facturation électronique ?
Une facture électronique ne se résume pas à un PDF envoyé par e-mail. Elle doit être émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, avec un socle de données structurées permettant leur traitement informatique. Dans le cadre de la réforme, les factures entre entreprises concernées devront passer par une Plateforme Agréée (PA), anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Une Plateforme Agréée intervient notamment pour :
- transmettre la facture électronique du fournisseur vers son client ;
- recevoir les factures électroniques destinées à l’entreprise ;
- assurer l’échange avec les autres plateformes ;
- extraire et transmettre à l’administration fiscale les données prévues par la réforme ;
- participer à la transmission des données de transaction et de paiement lorsque l’e-reporting s’applique.
Un logiciel de gestion peut être utilisé en complément lorsqu’il est connecté à une Plateforme Agréée.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit pas à répondre aux exigences de la facturation électronique.
La différence est importante :
| Facture classique envoyée par e-mail | Facture électronique dans le cadre de la réforme |
|---|---|
| Peut être un PDF | Repose sur des données structurées |
| Envoyée directement au client | Transmise dans le circuit prévu par la réforme |
| Traitement souvent manuel | Données conçues pour être traitées informatiquement |
| Peut nécessiter une ressaisie | Facilite l’automatisation des traitements |
| Ne constitue pas nécessairement une facture électronique au sens de la réforme | Répond aux exigences du dispositif lorsqu’elle est correctement transmise |
L’objectif de la réforme est notamment de faciliter l’échange et le traitement automatisé des informations de facturation entre les entreprises et avec l’administration fiscale.
Quel est le rôle du Portail Public de Facturation (PPF) ?
Le Portail Public de Facturation (PPF) ne doit pas être confondu avec une Plateforme Agréée. Le PPF assure notamment un rôle lié à la réception et à la transmission des données à l’administration fiscale ainsi qu’à l’annuaire nécessaire au fonctionnement du dispositif. Pour transmettre les factures électroniques à leurs destinataires, les entreprises doivent s’appuyer sur une Plateforme Agréée ou sur un logiciel connecté à une Plateforme Agréée.
Il n’est donc pas exact de présenter le PPF comme un outil permettant aux artisans d’envoyer directement leurs factures électroniques à leurs clients professionnels.
Quel est le calendrier de la facturation électronique pour les artisans ?
Toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026, mais l’obligation d’émission sera progressive selon la taille de l’entreprise.
| Date | Entreprises concernées | Obligation |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises | Être capables de recevoir des factures électroniques |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émettre des factures électroniques et transmettre les données concernées |
| 1er septembre 2027 | PME, TPE et micro-entreprises | Émettre des factures électroniques |
| 1er septembre 2027 | Toutes les entreprises concernées | Généralisation de l’e-reporting |
Pour un artisan du bâtiment, la date essentielle à retenir est donc le 1er septembre 2026 pour la réception et le 1er septembre 2027 pour l’émission des factures électroniques.
Que doit faire un artisan à partir du 1er septembre 2026 ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cela signifie qu’un artisan devra notamment avoir identifié la solution qui lui permettra de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs et autres entreprises concernées. Les PME, TPE et micro-entreprises ne seront toutefois obligées d’émettre leurs propres factures électroniques qu’à partir du 1er septembre 2027.
Il est néanmoins possible d’anticiper cette évolution afin de ne pas devoir modifier son organisation dans l’urgence.
Comment la facturation électronique peut-elle modifier le cycle de validation d’une facture B2B ?
La facturation électronique peut faciliter l’automatisation d’une partie du cycle de validation des factures, mais elle ne signifie pas qu’une facture sera automatiquement acceptée ou payée. Avec une facture papier ou un PDF reçu par e-mail, l’entreprise cliente peut devoir saisir ou recopier manuellement certaines informations. Avec un échange standardisé de données, une partie de ces informations peut être directement exploitée par les logiciels de gestion ou de comptabilité. Le cycle de traitement peut alors comprendre plusieurs étapes :
- Création de la facture à partir du devis accepté ou de la prestation réalisée.
- Transmission de la facture par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée ou d’un logiciel connecté à une PA.
- Réception par l’entreprise cliente.
- Reconnaissance automatique des données de la facture.
- Contrôle des informations : fournisseur, identification de l’entreprise, montants, TVA, référence de commande ou de devis.
- Rapprochement éventuel avec le devis ou le bon de commande.
- Validation par la personne ou le service responsable.
- Mise en paiement.
- Suivi du statut de la facture.
Cette évolution peut donc réduire certaines opérations manuelles et faciliter la circulation des informations entre les différents outils utilisés par l’entreprise.
La reconnaissance automatique des factures signifie-t-elle qu’elles seront automatiquement acceptées ?
Non. La reconnaissance automatique des données facilite le traitement administratif, mais elle ne remplace pas les contrôles effectués par l’entreprise cliente. Une entreprise peut toujours devoir vérifier :
- que les travaux ont bien été réalisés ;
- que les montants correspondent au devis accepté ;
- que les quantités facturées sont correctes ;
- que le numéro de commande est valide ;
- que la facture correspond au bon chantier ;
- que les conditions internes de validation sont respectées.
Le cycle de validation entreprise reste donc propre à chaque client. La facturation électronique automatise principalement la circulation et l’exploitation des données. Elle ne supprime pas les règles commerciales et comptables internes de l’entreprise cliente.
Pourquoi les informations du devis deviennent-elles importantes pour la facture ?
Un devis bien renseigné facilite la préparation de la facture et limite les erreurs de ressaisie. Même si le devis n’est pas soumis aux mêmes obligations que la facture électronique, les informations qu’il contient peuvent servir de base à la facturation. Pour un artisan, il est donc utile de conserver une fiche client complète et fiable, notamment :
- raison sociale ;
- adresse de facturation ;
- numéro SIREN ;
- coordonnées du contact ;
- références de commande ;
- informations liées au chantier lorsque le client en demande.
La continuité entre le devis et la facture permet également de reprendre plus facilement :
- les prestations réalisées ;
- les fournitures ;
- les quantités ;
- les prix ;
- les conditions convenues.
Un logiciel de devis et de facturation peut faciliter cette continuité en permettant de reprendre les informations d’un devis accepté pour établir la facture, plutôt que de les ressaisir.
Exemple concret : un électricien facture une entreprise
Un électricien intervient dans les locaux d’une société pour installer un nouveau tableau électrique. Le processus peut être organisé ainsi :
Devis → acceptation → travaux → facture → transmission électronique → validation client → paiement
Le devis contient les informations relatives au chantier et aux prestations prévues. Une fois les travaux terminés, l’artisan peut s’appuyer sur ces informations pour établir sa facture. La facture est ensuite transmise selon le circuit de facturation électronique applicable.
Du côté de l’entreprise cliente, les données peuvent être exploitées pour rapprocher la facture du devis ou du bon de commande avant validation. Une erreur dans l’identification du client, le numéro de commande ou la référence du chantier peut donc compliquer le traitement de la facture. La qualité des informations saisies dès le devis reste importante, même si le devis lui-même n’est pas soumis au même circuit que la facture électronique.
Comment un artisan peut-il se préparer à la facturation électronique ?
Le plus important est de vérifier dès maintenant son organisation, ses données clients et les outils utilisés pour recevoir puis émettre des factures électroniques.
1. Vérifier les informations de ses clients professionnels
Pour chaque entreprise cliente, vérifiez que les informations nécessaires à la facturation sont correctement renseignées. Une attention particulière peut être portée à :
- la raison sociale ;
- l’identification de l’entreprise ;
- l’adresse de facturation ;
- le contact comptable ;
- les références de commande ;
- les informations spécifiques demandées par le client.
Cela permet de réduire les erreurs au moment de la facturation.
2. Faire le lien entre devis et factures
Lorsque le devis est accepté, évitez autant que possible de recréer manuellement la facture. L’objectif est de pouvoir :
- conserver l’historique du devis ;
- retrouver rapidement les informations du client ;
- reprendre les lignes de travaux et de fournitures ;
- transformer un devis accepté en facture ;
- limiter les erreurs de ressaisie.
Tolteck est un logiciel de devis et de facturation conçu pour les artisans du bâtiment. Il permet notamment de créer et d’envoyer des devis et des factures, et de conserver les informations nécessaires à leur gestion.
Dans le cadre de la facturation électronique, Tolteck permet également de recevoir des factures électroniques directement dans le logiciel et d’émettre des factures électroniques grâce à sa connexion avec une Plateforme Agréée. L’objectif est ainsi de centraliser la réception et l’émission des factures électroniques dans une même interface.
3. Demander à ses clients professionnels quelles informations ils exigent
Toutes les entreprises n’ont pas le même cycle de validation. Avant de facturer un client professionnel, il peut être utile de vérifier s’il demande :
- un numéro de commande ;
- une référence de chantier ;
- un numéro de contrat ;
- une adresse de facturation particulière ;
- un contact comptable ;
- des informations spécifiques sur la facture.
Cette vérification peut éviter qu’une facture correctement établie sur le plan comptable soit bloquée dans le processus interne du client.
4. Vérifier son organisation pour la réception et l’émission
La réforme introduit deux besoins distincts :
- Recevoir des factures électroniques : toutes les entreprises doivent être prêtes à le faire à partir du 1er septembre 2026.
- Émettre des factures électroniques : les PME, TPE et micro-entreprises devront être prêtes à partir du 1er septembre 2027.
L’artisan peut donc vérifier :
- quelle solution lui permettra de recevoir ses factures électroniques ;
- si son logiciel de gestion est connecté à une Plateforme Agréée ;
- comment les factures seront transmises à ses clients ;
- comment les statuts de traitement seront suivis ;
- comment les données nécessaires à l’e-reporting seront transmises lorsque celui-ci s’applique.
Il n’est pas nécessaire de bouleverser toute son organisation du jour au lendemain. L’essentiel est d’identifier les changements nécessaires et de choisir une organisation compatible avec le calendrier réglementaire.
Les erreurs fréquentes à éviter
Certaines confusions reviennent régulièrement lorsqu’un artisan prépare son passage à la facturation électronique.
Confondre devis électronique et facture électronique
Le devis n’est pas automatiquement concerné par l’obligation de facturation électronique. Il peut continuer à être envoyé et accepté selon les modalités convenues avec le client.
Penser qu’un PDF envoyé par e-mail suffit
Un PDF envoyé par e-mail ne constitue pas, à lui seul, une facture électronique au sens de la réforme.
Confondre le PPF et une Plateforme Agréée
Le Portail Public de Facturation et les Plateformes Agréées n’ont pas le même rôle. Pour la transmission des factures électroniques entre entreprises, le circuit repose sur les Plateformes Agréées.
Croire qu’une facture électronique est automatiquement acceptée
La transmission électronique ne supprime pas le contrôle effectué par l’entreprise cliente. Une facture peut toujours devoir être rapprochée d’un devis, d’un bon de commande ou d’un chantier avant d’être validée.
Attendre septembre 2027 pour commencer à se préparer
Même si l’obligation d’émission des factures électroniques ne s’applique aux PME, TPE et micro-entreprises qu’au 1er septembre 2027, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
Checklist : suis-je prêt à facturer des entreprises ?
Avant de faire évoluer votre organisation, vérifiez les points suivants :
- Les informations de mes clients professionnels sont à jour.
- Je connais les informations et références demandées par mes principaux clients.
- Je peux facilement retrouver mes devis acceptés.
- Je peux reprendre les informations d’un devis pour créer une facture.
- Je conserve l’historique de mes devis et factures.
- Je sais comment je recevrai les factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
- J’ai identifié la solution qui me permettra d’émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027.
- Je sais si mon logiciel est connecté à une Plateforme Agréée.
- Je connais le fonctionnement du suivi des factures transmises.
- Je sais comment seront gérées les données nécessaires à l’e-reporting lorsque celui-ci s’applique.
FAQ : facturation électronique, devis et clients professionnels
La facturation électronique rend-elle les devis obligatoirement électroniques ?
Non. La réforme concerne principalement les factures et les données associées. Un devis peut continuer à être créé, envoyé et accepté selon les modalités commerciales convenues avec le client professionnel.
Un devis accepté peut-il servir à créer une facture électronique ?
Oui. Un devis accepté peut servir de base à la création de la facture. Un logiciel de devis et de facturation peut reprendre les informations du devis afin de limiter la ressaisie. La facture doit ensuite être transmise selon le circuit applicable à la facturation électronique.
Un PDF envoyé par e-mail est-il suffisant pour une facture électronique ?
Non. Un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit pas à lui seul. La facture électronique doit respecter les exigences du dispositif et être transmise dans le circuit prévu, notamment par l’intermédiaire d’une Plateforme Agréée ou d’un logiciel connecté à une PA.
Le Portail Public de Facturation permet-il d’envoyer directement une facture au client ?
Non. Le PPF n’a pas vocation à permettre aux entreprises d’envoyer directement leurs factures électroniques à leurs clients. La transmission des factures entre entreprises repose sur les Plateformes Agréées et les logiciels connectés à ces plateformes.
Quand un artisan devra-t-il émettre ses factures électroniquement ?
À partir du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. En revanche, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
À retenir
- La facturation électronique concerne principalement les factures, pas les devis.
- Les règles d’acceptation d’un devis B2B restent distinctes du circuit réglementaire de la facture.
- À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques.
- À partir du 1er septembre 2027, les PME, TPE et micro-entreprises devront également émettre des factures électroniques.
- Les factures électroniques B2B passent par une Plateforme Agréée ou un logiciel connecté à une PA.
Pour un artisan du bâtiment, la meilleure préparation consiste donc à conserver une continuité entre devis et factures, fiabiliser les informations de ses clients professionnels et vérifier dès maintenant comment il recevra puis émettra ses factures électroniques. La réforme ne remet pas en cause le fonctionnement commercial du devis : elle transforme surtout le circuit de transmission et de traitement de la facture.
