La facturation électronique va principalement transformer l’envoi et le traitement des factures entre entreprises, sans rendre les devis électroniques obligatoires en tant que tels. Pour les artisans du bâtiment, l’enjeu est de continuer à créer et faire accepter leurs devis, puis de transmettre leurs factures électroniques selon un échange standardisé via une Plateforme Agréée (PA) ou un logiciel connecté à une PA. Le cycle de validation des entreprises pourra ainsi s’appuyer davantage sur la reconnaissance automatique des données et le suivi des statuts. Les règles d’acceptation d’un devis B2B restent distinctes des obligations liées à la facturation électronique.
La facturation électronique change-t-elle l’envoi des devis aux entreprises ?
Non, la réforme de la facturation électronique ne transforme pas le devis en facture électronique obligatoire. Le devis reste un document commercial qui permet de présenter une offre et d’obtenir l’accord du client avant le début des travaux. Pour un artisan qui travaille avec des entreprises, le processus peut donc continuer à suivre ce schéma :
- Création du devis.
- Envoi du devis au client professionnel par les voies traditionnelles.
- Acceptation du devis par l’entreprise.
- Réalisation des travaux ou de la prestation.
- Création de la facture.
- Transmission de la facture électronique selon les règles applicables.
Quelles sont les règles d’acceptation d’un devis B2B ?
La réforme de la facturation électronique ne modifie pas les règles générales liées à l’acceptation d’un devis. En pratique, l’artisan doit continuer à obtenir un accord suffisamment clair du client lorsque le devis est nécessaire pour formaliser la commande. Selon l’organisation de l’entreprise cliente, l’acceptation peut prendre différentes formes :
- signature électronique ou manuscrite ;
- validation écrite par e-mail ;
- bon de commande faisant référence au devis ;
- validation via un outil de gestion ou un portail client.
Exemple : un plombier envoie un devis de 4 800 € HT à une société pour rénover les sanitaires de ses locaux. L’entreprise valide le devis par écrit. Le plombier peut ensuite réaliser la prestation et émettre une facture. Cette facture devra ensuite suivre le circuit de facturation électronique applicable.
Le point important est donc de ne pas confondre l’acceptation commerciale du devis et la transmission réglementaire de la facture.
Pourquoi les devis doivent-ils néanmoins être préparés avec soin ?
Même si le devis n’est pas concerné de la même manière que la facture par la réforme, les informations saisies dans le devis peuvent servir de base à la facture finale. Un logiciel de devis et facturation peut notamment permettre de :
- reprendre automatiquement les coordonnées du client ;
- conserver les informations de l’entreprise cliente ;
- réutiliser les lignes de travaux et de fournitures ;
- transformer un devis accepté en facture ;
- limiter les erreurs de ressaisie.
Pour un artisan, cette continuité entre devis et facture devient particulièrement utile lorsque la facture doit ensuite être transmise dans un format et via un circuit adapté à la facturation électronique.
Comment les factures B2B seront-elles transmises avec la facturation électronique ?
La facturation électronique repose sur un échange standardisé de factures. Une simple facture PDF envoyée par e-mail ne suffit donc pas à elle seule à répondre aux exigences du dispositif. La facture électronique doit notamment :
- être créée dans un format électronique prévu par le dispositif ;
- contenir les données obligatoires dans des champs exploitables ;
- être transmise via une Plateforme Agréée (PA) ou un logiciel connecté à une PA ;
- permettre la transmission des données nécessaires à l’administration fiscale selon les règles applicables.
Quel est le rôle d’une Plateforme Agréée ?
La Plateforme Agréée constitue un intermédiaire central du nouveau circuit de facturation électronique. Elle peut notamment permettre :
- La réception des factures électroniques de fournisseurs.
- La transmission des factures électroniques vers les clients professionnels.
- La transmission des données nécessaires à l’e-reporting, lorsque celui-ci s’applique.
- Le suivi du traitement des factures et de leurs différents statuts.
Depuis octobre 2024, seules les Plateformes Agréées, ou les logiciels connectés à ces plateformes, peuvent transmettre les factures électroniques aux destinataires. Le Portail Public de Facturation (PPF) n’a donc pas vocation à permettre aux entreprises d’émettre directement leurs factures vers leurs clients. Son rôle concerne notamment la réception et la transmission des données vers l’administration fiscale.
Quel est le calendrier officiel pour les artisans du bâtiment ?
Le calendrier officiel distingue la capacité à recevoir les factures électroniques et l’obligation de les émettre.
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Date |
Obligation |
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1er septembre 2026 |
Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront être capables d’émettre leurs factures électroniques et de transmettre leurs données dans le cadre de l’e-reporting. |
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1er septembre 2027 |
Toutes les entreprises, y compris les PME, TPE et micro-entreprises, devront émettre des factures électroniques. L’e-reporting sera généralisé pour tous. |
Pour un artisan du bâtiment, il est donc important de distinguer deux sujets :
- recevoir des factures électroniques de ses fournisseurs ;
- émettre des factures électroniques à ses clients professionnels.
Le calendrier ne signifie pas que les devis doivent être transmis par une Plateforme Agréée. La réforme concerne le circuit des factures et la transmission des données prévues par le dispositif.
Pourquoi la reconnaissance automatique des factures peut-elle modifier le cycle de validation entreprise ?
Aujourd’hui, une facture envoyée par e-mail peut être traitée manuellement par l’entreprise cliente. Un salarié reçoit le document, vérifie les informations, le transmet éventuellement au service comptable, puis la facture peut être validée et payée. Avec un échange standardisé de données, une partie de ce traitement peut être automatisée.
Comment fonctionne le cycle de validation d’une facture B2B ?
Le cycle peut généralement suivre plusieurs étapes :
- Création de la facture à partir des informations du devis ou de la prestation réalisée.
- Transmission de la facture via une Plateforme Agréée ou un logiciel connecté à une PA.
- Réception par l’entreprise cliente.
- Reconnaissance automatique des données de la facture.
- Contrôle des informations : fournisseur, SIREN, montant, TVA, commande ou devis associé.
- Validation interne par le service ou le responsable concerné.
- Mise en paiement.
- Suivi du statut de la facture.
L’objectif est de réduire les opérations manuelles et de faciliter la circulation de l’information entre les différents outils.
Exemple concret pour un artisan
Un électricien réalise l’installation d’un tableau électrique dans un local professionnel. Le processus peut être le suivant :
- le devis est créé et accepté ;
- les travaux sont réalisés ;
- le devis accepté sert de base à la facture ;
- la facture est générée avec les informations du client ;
- elle est transmise via le circuit électronique approprié ;
- l’entreprise cliente reçoit les données dans son environnement de gestion ;
- la facture est rapprochée avec le devis ou le bon de commande ;
- elle suit ensuite le cycle de validation interne.
Dans ce contexte, la qualité des informations saisies dès le devis devient importante. Une erreur sur le nom de l’entreprise, son numéro SIREN ou les informations de facturation peut compliquer le traitement ultérieur.
La facture est-elle automatiquement acceptée par le client ?
Non. La transmission électronique d’une facture ne signifie pas que le client l’accepte automatiquement. L’entreprise cliente peut toujours devoir :
- vérifier que la prestation a bien été réalisée ;
- comparer la facture avec le devis accepté ;
- vérifier les quantités et les montants ;
- contrôler l’existence d’un bon de commande ;
- faire valider la dépense par un responsable.
La facturation électronique facilite surtout la transmission et le traitement des données. Elle ne remplace pas les règles commerciales internes de validation de chaque entreprise.
Comment un artisan peut-il adapter son organisation dès maintenant ?
La meilleure approche consiste à distinguer les obligations réglementaires des améliorations de gestion.
1. Fiabiliser les informations clients
Pour les clients professionnels, il est utile de vérifier régulièrement :
- la raison sociale ;
- l’adresse de facturation ;
- le numéro SIREN ;
- les coordonnées du contact ;
- les informations nécessaires à la facturation.
Ces données peuvent être nécessaires pour identifier correctement le client et faciliter le traitement de la facture.
2. Relier devis et factures
Un devis accepté doit pouvoir servir de base à la facture finale. Pour cela, l’artisan peut :
- conserver un historique des devis ;
- éviter de recréer manuellement les lignes de travaux ;
- transformer un devis en facture ;
- conserver les informations du client dans une fiche unique.
Un logiciel comme Tolteck peut simplifier cette continuité entre la création du devis et la génération de la facture, tout en réduisant la ressaisie des informations. La transmission réglementaire des factures électroniques dépend ensuite de l’organisation retenue et de la connexion à une Plateforme Agréée lorsque celle-ci est nécessaire.
3. Anticiper les échanges avec les clients professionnels
Les entreprises clientes peuvent avoir leurs propres exigences. Certaines peuvent demander :
- une référence de commande ;
- un numéro de chantier ;
- un contact spécifique ;
- une adresse de livraison distincte ;
- un circuit de validation particulier.
Avant d’envoyer une facture, l’artisan a donc intérêt à connaître les informations attendues par son client.
4. Vérifier l’organisation de la transmission des factures
L’artisan doit également identifier comment ses factures seront transmises dans le cadre du nouveau dispositif. Il peut notamment vérifier :
- si son logiciel de gestion est connecté à une Plateforme Agréée ;
- comment les factures électroniques sont transmises aux clients ;
- comment sont gérés les statuts de traitement ;
- comment sont transmises les données nécessaires à l’e-reporting lorsque celui-ci s’applique.
L’objectif n’est pas nécessairement de changer tous ses outils immédiatement. Il est surtout de vérifier que son organisation pourra évoluer avec les obligations applicables à son entreprise.
À retenir
- La facturation électronique concerne principalement la transmission et le traitement des factures, pas l’acceptation obligatoire des devis.
- Les règles d’acceptation d’un devis B2B restent distinctes du circuit réglementaire de la facture.
- Depuis octobre 2024, seules les Plateformes Agréées ou les logiciels connectés à ces plateformes peuvent transmettre les factures électroniques aux destinataires.
- Le PPF joue un rôle de réception et de transmission des données vers l’administration fiscale, et ne permet pas l’émission directe de factures vers les clients.
- La reconnaissance automatique des données peut faciliter le rapprochement entre devis, commandes et factures.
Checklist : suis-je prêt à facturer des entreprises dans le nouveau contexte ?
- Les informations de mes clients professionnels sont à jour.
- Je dispose des informations nécessaires pour identifier correctement mes clients.
- Je peux transformer facilement un devis accepté en facture.
- Je conserve l’historique des devis, factures et échanges avec mes clients.
- Je connais les exigences de facturation de mes principaux clients professionnels.
- J’ai identifié la solution qui me permettra de recevoir les factures électroniques.
- Je sais comment mon organisation devra évoluer pour émettre des factures électroniques selon le calendrier applicable.
- Je sais si mon logiciel est connecté à une Plateforme Agréée ou s’il devra être utilisé avec une solution connectée à une PA.
FAQ : facturation électronique, devis et clients professionnels
La facturation électronique rend-elle les devis obligatoirement électroniques ?
Non. La réforme de la facturation électronique concerne principalement les factures et la transmission des données associées. Le devis peut continuer à être créé et accepté selon les modalités commerciales utilisées entre l’artisan et son client.
Un devis accepté peut-il être transformé en facture électronique ?
Oui, un devis accepté peut servir de base à la création d’une facture. Un logiciel de gestion peut reprendre les informations du devis afin de limiter la ressaisie. La facture doit ensuite être transmise selon les règles applicables à la facturation électronique.
Un PDF envoyé par e-mail est-il suffisant pour une facture électronique ?
Non. Un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit pas à lui seul à répondre aux exigences de la facturation électronique. La facture doit être transmise dans le cadre du dispositif prévu, notamment via une Plateforme Agréée ou un logiciel connecté à une PA.
Le PPF permet-il d’envoyer directement une facture à son client ?
Non. Le PPF ne permet pas aux entreprises d’émettre directement leurs factures électroniques vers leurs destinataires. Depuis octobre 2024, la transmission des factures électroniques aux destinataires passe par des Plateformes Agréées ou des logiciels connectés à ces plateformes.
Quand les artisans devront-ils émettre leurs factures électroniquement ?
Toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. À compter du 1er septembre 2027, toutes les entreprises, y compris les PME, TPE et micro-entreprises, devront émettre des factures électroniques et l’e-reporting sera généralisé pour tous.
