Les astuces pour changer de logiciel de devis factures du bâtiment

Quel logiciel de facturation pour le bâtiment ?

L’automatisation de la gestion des devis et factures est une question importante dans l’activité des entrepreneurs du BTP. Comment gagner en productivité, comment consacrer moins de temps à l’administratif et plus aux clients et aux chantiers ? Avec toutes ces questions, il est nécessaire de prendre du temps pour bien gérer son entreprise. Heureusement, des solutions existent pour vous aider à vous y retrouver ! Les logiciels de facturation en ligne spécialisés pour les artisans du bâtiment sont l’une des solutions. Ils permettent de concentrer en un endroit toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion de votre entreprise, tout en la simplifiant. Cependant, avant de choisir votre logiciel de facturation, il est indispensable de maîtriser toutes les notions autour de votre activité et cibler vos besoins. Nous vous présentons dans cet article toutes les astuces utiles et indispensables pour changer de logiciel de facturation sans se tromper.

1 – Définir l’organisation administrative de votre entreprise :

La gestion de la facturation est très importante pour toutes les entreprises. Il est donc essentiel de se poser les bonnes questions sur l’organisation administrative de votre entreprise avant de changer de logiciel de devis-factures.

Qui s’occupera de la création des devis et factures ? Votre comptable, votre secrétaire… ou vous même. Le choix de votre logiciel changera en fonction de votre décision. En effet, si vous créez vous même votre facturation, il est fort possible que vous soyez souvent en déplacement chez vos clients, sur vos chantiers… Vous aurez donc besoin d’accéder à votre facturation hors du bureau. Pour cela, il est important que vous ayez un logiciel adapté à votre activité, pour vous connecter à votre compte d’où que vous soyez. Assurez-vous donc d’avoir un logiciel de facturation mobile, compatible à tous les appareils (PC, Tablette, Smartphone…) qui vous permettra de l’utiliser n’importe ou.

Combien de personne utilisera le logiciel ? Serez-vous seul ? Le partagerez-vous avec vos collègues ?… Comme nous l’avons vu ci-dessus, dans le cas ou vous gérez seul la facturation en ligne, vous devez avoir un logiciel complet qui vous suivra partout et vous permettra de répondre à toutes les exigences de votre métier : la rapidité, la simplicité et la mobilité devront être le plus de votre logiciel. En revanche, si vous avez une personne dédiée à la facturation de votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel en ligne, disponible uniquement sur PC ou sur Mac au lieu d’une application mobile par exemple, (souvent les logiciels en ligne disposent plus de fonctionnalités que les applications mobiles). Partager votre logiciel à l’ensemble de votre équipe est une excellente idée, cependant, assurez-vous que ce dernier peut être utilisé à plusieurs utilisateurs simultanément.

Enfin, après avoir établie votre organisation administrative, assurez-vous que le logiciel soit compatible avec votre entreprise. Demandez-vous si les fonctionnalités correspondent à ce que vous recherchez. Est-ce un logiciel qui évolue ? Les mises à jour sont-elles incluse ? Est-il français ? A t-il un support dédié ?… Toutes ces questions vous permettront de choisir et cibler les logiciel de facturation en ligne qui vous correspond le plus.

2 – Définir les besoins de votre activité :

Plusieurs questions doivent être poser afin de bien cerner votre besoin, Venez-vous de commencer votre activité ? Avez-vous une activité régulière ? Combien de devis et factures faites-vous actuellement et quel est votre objectif. Toutes ces questions vont vous permettre de choisir le bon logiciel.

Si aujourd’hui, vous avez une faible activité avec peu de document à créer, vous pouvez utiliser des exemples de modèle de facture sous excel ou un exemple de devis au format word. Mais gardez à l’esprit qu’avec de tels outils, vous ne pourrez pas personnaliser vos documents à l’image de votre entreprise de façon simple et rapide.

En revanche, si votre activité est maintenant bien lancée et le volume de facturation devient plus conséquent, que vos besoins changent, que vous souhaitez créer des exports financiers, suivre quotidiennement l’activité de votre entreprise … Il est fort conseillé de migrer vers un un logiciel de facturation complet, qui vous propose des statistiques complètes sur l’activité de votre entreprise et des fonctionnalités plus poussées.

3 – Définir votre budget

Lorsque vous avez défini vos besoins, il ne vous reste plus qu’à établir votre budget .

Un logiciel de devis factures d’entrée de gamme, est un outil proposant des caractéristiques moins étendues. Ses fonctionnalités comportent des restrictions plus ou moins importantes par rapport aux gammes complètes. Cela lui permet toutefois d’afficher des prix plus compétitifs. Les solutions les plus étoffées gèrent plus de fonctionnalités tels que la base de données clients, la gestion de stock, la gestion de chantier, la gestion de planning , l’envoi par email des devis/factures et quelquefois, le suivi des règlements clients. De plus, les logiciels en ligne présentent de grands avantages, comme leur services annexes. Certains logiciels offre une aide personnalisée à leurs clients, des formations gratuites ainsi que du conseil individuel pour chaque utilisateur.

Vous l’aurez donc compris, plus vous souhaitez de fonctionnalités, plus votre budget va augmenter. D’où l’importance de bien cerner vos besoins pour éviter de vous retrouver avec un logiciel trop chère et des fonctionnalités dont vous ne vous vous servirez pas.

4 – Sélectionner votre logiciel de devis factures du bâtiment.

Nous l’avons vu, la facturation est une tâche incontournable dans une entreprise et chronophage pour les artisans du bâtiment. Si elle peut être effectuée avec un simple tableur type Excel, elle est infiniment plus simple avec un vrai logiciel de facturation spécialisés à votre corps de métier.

Utiliser un logiciel de devis factures du bâtiment, c’est capitaliser l’information saisie. Celle-ci est rassemblée dans une base de données et à tout moment, en un clic, vous pouvez retrouver toute l’information et la présenter sous différents aspects: statistiques, listes…. chose que vous ne pouvez pas faire avec une multitude de documents word ou excel. Utiliser un logiciel de facturation pour le bâtiment, c’est aussi pouvoir utiliser des fonctionnalités (qui vous simplifie votre travail), que vous ne pouvez pas trouver sur un simple document word. En fonction de volume de devis et facture que vous créez ou souhaitez créer, vous aider d’un outil spécialisé est indispensable. C’est un gain de temps, votre gestion sera beaucoup plus simple et plus rentable. Avec Tolteck, vous ne perdez rien à essayer, la création du compte est gratuite et une formation personnalisée vous est proposée dès votre inscription.

5 – Tolteck : logiciel de facturation en ligne spécialisé pour les artisans du bâtiment

Tolteck est le meilleur logiciel de devis et factures, pour les artisans du bâtiment. Il permet aux artisans de créer en 5 minutes un devis ou une facture clairs, complets et professionnels depuis son ordinateur (PC ou Mac), sa tablette ou son smartphone, même en l’absence de réseau. De plus, ses documents, ses clients et ses ouvrages sont automatiquement triés et stockés dans le logiciel, les rendant facilement accessibles, modifiables ou réutilisables et améliorant ainsi sa réactivité et la qualité de sa gestion. Le logiciel Tolteck, permet aux artisans de créer et gérer leurs devis et leurs factures facilement, rapidement et professionnellement. N’attendez-plus , testez le gratuitement !