Maîtriser l’art de la facturation : clé d’une relation client saine. Découvrez les trois types de factures indispensables dans la relation entre artisans et clients, et apprenez pourquoi la facture d’acompte est un élément crucial pour sécuriser vos transactions financières.
Les différents types de factures
La facture est au cœur de la relation entre un artisan et son client. Consécutive à un devis, elle atteste le fait qu’un client vous doit de l’argent suite à une prestation. Il est donc important de la rédiger correctement, ce qui est possible avec Tolteck, et d’utiliser le bon modèle. On trouve trois types de factures :
1. Facture d’acompte
Elle prend une place primordiale, car elle amorce les démarches financières, ces dernières permettant de lancer les travaux ou autre prestation.
2. Facture intermédiaire
Elle a également son importance, dans le sens où elle garantit à l’artisan de pouvoir assumer les frais liés aux travaux effectués. Une mention particulière à cette facture est la nécessité de rappeler l’objet de la prestation dans le libellé, tout comme le montant total de la facture d’acompte. Pourront enfin être détaillées les prestations qui feront l’objet de la facture.
3. Facture finale
Elle est obligatoire et clôturera le contrat tout en faisant un rappel de ce qui a d’ores et déjà été réglé par le client.
La facture d’acompte
Dans le cadre d’un chantier, l’artisan peut demander un premier versement par avance sur le montant total de la commande. Il s’agit alors d’un acompte. Le prix payé sera retiré du montant total facturé.
Exemple : un artisan ayant évalué un devis à 1000 € pourra demander un acompte de 30% à son client. Ce dernier devra donc lui régler la somme de 300 € avant le début des travaux. Ces 300 € seront à déduire des 1000 €. Il restera donc 700€ à payer d’ici la fin de la prestation.
L’acompte est une technique courante et recommandée pour deux principales raisons. Premièrement, il évite les impayés en étalant les sommes dues dans le temps, ce qui constitue une garantie pour le professionnel. Deuxièmement, l’acompte formalise l’accord entre le client et l’artisan. Ces derniers ne pourront plus annuler la commande, au risque d’encourir un litige.
L’existence d’un acompte devrait apparaître sur le devis proposé au client. Lorsque ce dernier le signera, il acceptera à cette occasion de verser une avance sur le montant total fixé. Il faudra que cette somme à avancer soit indiquée en pourcentage du montant global ou en euros nets à payer (TTC).
Une facture d’acompte peut ne contenir qu’une seule ligne, faisant renvoi au devis correspondant. Par exemple, on pourra trouver le libellé suivant « Acompte sur devis n° DEV-2017/04001 ».
Conséquences légales du non respect d’une facture d’acompte
La rédaction d’une facture d’acompte implique des conséquences juridiques. En effet, elle engage les deux parties, qui seront dans l’obligation de s’y tenir. Si elles ne le font pas et qu’aucune solution amiable n’est trouvée, cela pourra entraîner des poursuites judiciaires et les parties pourront se voir contraintes de verser des dommages-intérêts. Cela vaut pour l’artisan qui ne respecte pas le contrat y compris s’il rembourse le montant de l’acompte à son client avant le début des travaux.
La facture intermédiaire
Une facture intermédiaire est quant à elle réalisée en cours de prestation. Autrement dit, elle est liée à l’avancement de cette dernière. La facture intermédiaire permet, comme la facture d’acompte, d’étaler les paiements. C’est donc aussi un moyen de se prémunir des impayés.
Il n’y a aucune obligation en ce qui concerne le contenu de cette facture. Toutefois, il est tout de même recommandé de rappeler en libellé de la facture l’objet de la prestation. On pourra aussi indiquer le montant total de la facture d’acompte. Pourront enfin être détaillées les prestations qui feront l’objet de la facture. Une mention spécifique peut être ajoutée pour rappeler l’importance de fournir toutes les informations nécessaires afin de faciliter la compréhension de la facture par le client. Il est également crucial d’attirer l’attention sur la nécessité de fournir toutes les informations pertinentes pour une meilleure compréhension du document.
Notez toutefois que la présence de la totalité des informations possibles facilitera la compréhension des factures d’acomptes et intermédiaires par votre client. N’hésitez donc pas à faire figurer tous les éléments caractéristiques d’une facture.
La facture finale
Si une facture d’acompte ou une facture intermédiaire a été établie, la facture finale est obligatoire en fin de prestation. Elle reprendra dans leur intégralité les mentions légales d’une facture classique, ainsi que les éléments facturés. On trouvera la date de la prestation, la quantité et dénomination précise des produits ou services, leur prix unitaire (hors taxe) et les réductions éventuellement consenties.
En outre, les acomptes réglés devront clairement être indiqués, en précisant leur montant, numéro et date de la facture. Il faudra également être attentif à ne pas facturer deux fois la TVA, pour les entreprises qui lui sont soumises.
Paiement
Il est essentiel de considérer le processus de paiement dans toute la gestion des factures. Les modalités de paiement doivent être clairement définies dans le devis initial et confirmées dans chaque facture émise. Cela garantit une compréhension mutuelle entre l’artisan et le client sur la manière dont les fonds doivent être transférés. De plus, un suivi rigoureux des paiements permet à l’artisan de maintenir une trésorerie stable et d’éviter les retards de paiement. En cas de retard de paiement, des pénalités peuvent être appliquées conformément aux termes convenus préalablement. Un numéro de facture doit être attribué à chaque transaction pour faciliter le suivi et la gestion des paiements.
