Vous avez terminé les travaux pour votre client, il vous faut désormais lui faire parvenir une facture afin qu’il vous règle. La rédaction de celle-ci peut s’avérer complexe : vous êtes en effet dans l’obligation de faire figurer certains éléments sur celle-ci. Or la facture est un document commercial avec une valeur juridique, c’est pourquoi vous devez la rédiger avec la plus grande attention. Voici tout ce qu’il faut savoir pour être efficace sans rien oublier.
Utilisation du devis pour rédiger la facture
Le montant de la facture est identique à celui du devis, à moins que votre client n’ait signé un avenant au devis ou qu’il s’agisse d’un autre type de facture. En effet, vous ne pouvez pas, légalement, demander à votre client de régler une facture sur laquelle figure un montant plus important que celui inscrit sur le devis en raison de travaux pour lesquels il ne vous a pas donné son accord. Vous devez donc reprendre votre devis (ou le dernier avenant au devis) pour établir votre facture. Certaines des informations à faire figurer étaient déjà présentes sur votre devis. Voici quelques conseils pour passer facilement de devis à facture et pour ne pas oublier les mentions obligatoires qui doivent être présentes sur votre facture.
Éléments à faire figurer sur la facture
Informations déjà présentes sur le devis
Éléments déjà présents sur le devis à faire figurer sur la facture:
- Votre identité ou celle de votre entreprise ainsi que l’adresse du siège social. Sinon, précisez votre dénomination précise, suivie de la structure juridique (en toutes lettres ou en initiales) et du capital social.
- Assurez-vous d’ajouter le numéro SIRET de votre entreprise sur la facture pour des raisons d’identification et de légalité.
- Son numéro d’identification unique ou numéro de Siren, suivi le cas échéant du RCS et du nom de la ville du tribunal compétent.
- Le numéro intracommunautaire du vendeur (les factures n’excédant pas 150 HT n’ont pas à indiquer le numéro d’identification individuel du fournisseur).
- La désignation des produits, des quantités avec les prix unitaires hors TVA associés, les taux de TVA applicables sauf si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (dans ce cas, vous devez porter la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI ») et les sommes dues : pour chaque taux de TVA doivent apparaître le total HT, le montant de la TVA et le total TTC.
À ajouter sur la facture
Éléments non présents sur le devis à rajouter sur la facture:
- Le numéro de facture. Vous pouvez utiliser la même numérotation que pour vos devis afin de vous y retrouver.
- La date du jour d’émission de la facture.
- L’identité de l’acheteur : nom ou dénomination sociale, adresse, forme juridique, capital social, numéro d’identification unique.
- La date de fin d’exécution des travaux : cette mention est obligatoire si la facture est établie à une date différente.
- Les réductions de prix (rabais, remises ou ristournes) doivent être indiquées par ligne de produits concernées. Les réductions de prix qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées. Par exemple, les réductions liées au montant global de la facture ou au mode de paiement.
- Si vous êtes une micro entreprise, ajoutez dans ce cas la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI. ».
- Les modalités de règlement.
- L’échéance de paiement : donner un jour précis.
Importance de la clarté et de la précision
Lors de la rédaction de la facture, assurez-vous d’inclure une description détaillée des services ou produits fournis afin de clarifier la nature de la transaction pour votre client. Pour plus de précisions, n’oubliez pas d’ajouter les détails nécessaires concernant les produits ou services fournis, tels que les spécifications techniques ou les conditions particulières. Indiquez clairement les quantités des produits ou services fournis sur la facture pour une meilleure compréhension et transparence des transactions.
Le siège social de votre entreprise doit être clairement indiqué sur la facture pour des raisons de traçabilité et de contact en cas de besoin. Veillez à ce que la dénomination précise de votre entreprise soit mentionnée avec exactitude sur la facture pour éviter toute confusion.
Ne négligez pas les mentions légales concernant les amendes fiscales en cas de non-respect des obligations de facturation. Il est important de se conformer aux règles fiscales pour éviter toute sanction. Gardez à l’esprit que la facture sert également de justificatif comptable, donc elle doit être claire et précise pour faciliter la gestion financière de votre entreprise.
L’importance de la facture
La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale, elle a donc une valeur juridique importante. C’est aussi un document comptable nécessaire à la tenue de la comptabilité de vos ventes. Vous devez donc faire deux exemplaires de votre facture : une pour vous et une pour votre client. Il convient ensuite de conserver vos factures pendant une durée de dix ans.
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