Comment numéroter ses factures ?

Le numéro de facture fait partie des éléments obligatoires à faire figurer sur celle-ci. Voici quelques conseils pour respecter la législation et opter pour la numérotation la plus efficace en fonction de vos besoins.

Pourquoi numéroter ses factures ?

Cela permet de faciliter l’archivage de celles-ci qu’il faut conserver pendant une durée de dix ans. C’est aussi une obligation légale car l’administration peut être amenée à examiner les factures d’une entreprise. Elle souhaite parfois vérifier qu’elle ne procède pas à la rédaction de fausses factures ou à des ventes non déclarées.

Comment procéder ?

La numérotation des factures doit être effectuée avec une suite de numéros :

chronologique : la facture 0001 doit être suivie par la facture 0002, qui est elle-même suivie par la facture 0003 et ainsi de suite ;
continue et sans rupture : il ne doit pas y avoir de numéro manquant dans la numérotation ;
dont chaque numéro est unique : un numéro de facture ne peut en aucun cas apparaître sur deux factures distinctes.

Si les conditions d’exercice le justifient (sites multiples de facturation, différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques, sous-traitance de facturation, etc.), vous pouvez numéroter vos factures sous forme de séries distinctes. Dans ce cas, la numérotation doit être propre à chaque série.

Exemple :

Si vous avez deux catégories de clients, vous pourrez avoir une facture A0001 et une facture B0001.

Il est également possible d’émettre des factures utilisant un préfixe par année (2017-XX) ou par année et mois (2017-04-XX) pour faciliter l’archivage. Lorsque la numérotation est prévue sur une période, la numérotation repart de zéro en début de chaque nouvelle période.

Voici deux exemples :

Une entreprise qui numérote ses factures annuellement :

Si le numéro de la dernière facture de l’année 2017 est 2017-0756, la première facture de 2018 devra être numérotée 2018-0001.

Une entreprise qui numérote ses factures en utilisant un préfixe annuel et mensuel :

Si elle termine le mois de juin avec la facture 2017-06-0056, la première facture du mois de juillet porte le numéro 2017-07-0001. La première facture de 2018 est numérotée 2018-01-0001.

Si une facture comporte plusieurs pages, le numéro de facture doit figurer sur toutes les pages.

Vous n’êtes cependant pas dans l’obligation de commencer par 0001 pour votre toute première facture. Si vous ne souhaitez pas que votre client sache que c’est la première fois que vous facturez, vous pouvez commencer par 0056 par exemple.

Pour annuler la facture, il faut créer un avoir : c’est une nouvelle facture avec un montant négatif qui annulera le montant facturé. En effet, vous ne pouvez pas supprimer une facture même si celle-ci n’a abouti à rien puisque cela créerait un trou dans la numérotation.

Les factures d’acompte sont aussi soumises à l’obligation d’être numérotées. De plus, la facture définitive doit rappeler qu’il y a eu auparavant des factures d’acomptes.

Si vous utilisez Tolteck, vous n’avez pas à vous soucier de la numérotation de vos factures. Elle se fait automatiquement : il suffit de cliquer sur l’emplacement du numéro puis sur « Attribuer un numéro ».

Si vous utilisez Tolteck, vous n’avez pas à vous soucier de la numérotation de vos factures. Elle se fait automatiquement : il suffit de cliquer sur l’emplacement du numéro puis sur « Attribuer un numéro ». Si vous n’avez pas encore créé de compte, faites-le dès maintenant ! La création de votre compte Tolteck est gratuite.